Een stap terugnemen uit de dagelijkse operatie, je hele afdeling vanuit verschillende locaties over Europa bij elkaar brengen voor een offsite meeting om je strategie voor het komende jaar te bepalen. Geweldig idee, maar hoe zorg je dat het doel van wederzijds begrip, commitment en een concreet plan daadwerkelijk behaalt?  De inzichten in de persoonlijke en team drijfveren en de gemeenschappelijke taal van Management Drives maakt het mogelijk!

Recentelijk had ik het genoegen om een strategie sessie te co-faciliteren voor een Business Process en Informatie-afdeling. Zij wilden inzichten in wat hen dreef en hoe zij dit bewustzijn praktisch konden gebruiken om de strategie voor het komende jaar te definiëren. Het einddoel; Iedereen aan boord brengen voor een veilige, interessante, effectieve, snelle, georganiseerde reis met zijn allen.

Dag 1: Eerste wagons op de rails

Voor de bijeenkomst was een gemaakt om een logische flow aan te brengen. De groep werd geïntroduceerd aan de Management Drives theorie en kreeg feedback op hun individuele profielen. Dit creëerde inzicht, niet alleen voor de deelnemers zelf maar ook voor hun collega’s.

Na dat bewustzijn, werd het tijd om de locomotief en eerste wagon op de rails te zetten. De manager van het team presenteerde de missie (paars) en visie (geel) van het bedrijf. Deze input was cruciaal om te zorgen dat de strategie waar het team aan gingen werken in lijn was met de rest van het bedrijf. Het gaf het team ook een goede fundering om te bespreken wat hun bestaansrecht was en waar het bedrijf naar toe wilde. Hiermee konden de eerste treinstellen recht op en klaar om andere wagons aan te koppelen. De manager sloot zijn introductie af met een eerste opzet van de doelstellingen en vroeg de groep om terugkoppeling voor de komende 1,5 dag om te zorgen dat de doelstellingen de afdeling goed representeerden.

Na de lunch was het tijd voor om de volgende twee wagons klaar te maken. De groep splitste in 4 teams om de opzet van doelstellingen te bekijken en terugkoppeling te geven. Ze bekeken de doelstelling met een oog op uitdagingen, risico’s, waardering en open vragen. Als facilitators observeerden we de communicatie in de groep op basis van drijfveren en stuurden de groep aan om de positieve kanten van de drijfveren te gebruiken. Zodoende kon ieder team een lijst met prioriteiten aanleveren. De terugkoppeling in de groep was don ook erg constructief over hoe haalbaar de doelstellingen waren en waar het team moest prioriteren of keuzes moest maken.

Na een team-spel te hebben gedaan, splitste de groep zich in 4 sub teams die de afdeling heeft. In deze gesprekken faciliteerden wij de discussies. De meeste teams hadden weinig oranje en rode drijfveren, dus van nature zijn zij niet gedreven tot focus op het maken van doelstellingen en prioriteiten. Door het bewustzijn van de drijfveren in de ochtend en de coaching van de facilitators, konden alle teams een lijst met doelstellingen leveren om de volgende ochtend te presenteren. Met al dit werk achter de rug, konden de oranje en rode wagon ook aangekoppeld worden. Als facilitators checkten wij of de aankoppeling goed was gegaan zodat de trein zonder strubbelingen kon vertrekken.

Dag 2: Klaarmaken voor vertrek

Na een gezellig team-uitje in de avond, een stadswandeling en diner, kwam de groep op dag 2 samen om hun doelstellingen te presenteren aan de andere teams. Een mooie observatie was dat de teams evaluatie momenten had gepland voor hun doelstellingen en had nagedacht wanneer er wat te vieren zou zijn. Het besef van prestaties komt niet natuurlijk voor deze afdeling. Zij konden niet vertellen of ze de doelstellingen van het vorige jaar hadden gehaald. Als facilitators was het mooi om te zien dat gedurende de twee dagen het besef voor de noodzaak van de oranje drijfveer steeds groter werd. De manager maakte dan ook de belofte dat er volgend jaar een andere situatie zou zijn.

Wat we ook zagen van de presentaties date teams elkaar nodig hebben voor input, capaciteit en support. Vanuit hier was het makkelijk een volgende stap te maken naar het organiseren en structureren (blauw) en mensen te betrekken (groen). Dus de volgende opdracht was voor het team om die laatste twee wagons op de rails te krijgen zodat de reis georganiseerd verloopt en iedereen aan boord gaat en blijft!

De volgende opdracht voor ieder team was een lijst te maken van de 3 dingen die zij nodig hadden van de andere teams. In een carrousel van 3 ronden, alle teams hadden 1 op 1 contact en bespraken wat zij nodig hebben. Wat er daarna gebeurde was geweldig om te zien, de discussie hoe zij wilden dat andere teams met hen communiceerden. De teams gebruikten hun groepsprofielen om uit te leggen wat belangrijk voor hen was. De ene groep wilde een persoonlijke benadering (groen), de andere groep wilde graag input in een georganiseerde, eenduidige manier, elke keer weer (blauw). Alle teams vonden een gemeenschappelijke drijfveer waar zij elkaar konden vinden. Zij leerden dat er een op maat gemaakte communicatie was tussen al de verschillende teams.

Deze inzichten konden zijn gelijk toepassen in het volgende spel, waar ze Tangram figuren moesten maken gebaseerd op instructies die vanuit een andere kamer kwamen. Het team leerde mooie lessen over het plezier en goede communicatie die nodig was om samen succesvol puzzels te maken. Deze inzichten zullen het team ook helpen meer succesvol te worden in zaken, omdat ze ook praktisch toepasbaar waren in hun dagelijks werk, waar zij op verschillende locaties werken en elkaar weinig fysiek zien!

Met deze realisatie kon het team nu de laatste twee wagons, blauw en groen aansluiten. Wederom zorgden wij als facilitators ervoor dat de wagons goed vast zaten en de trein gestroomlijnd was voor de reis.

Bagage inpakken: Persoonlijke ontwikkeling

De sessie werd afgesloten door een persoonlijk commitment van alle individuen aan hun eigen ontwikkeling. Zij moeten hun bagage pakken en zich klaarmaken voor de reis. Zij moeten persoonlijke verandering meenemen aan boord om de trein het komende jaar in beweging te houden. De reden waarom dit belangrijk is, is dat het team niet in beweging kan komen als de onderdelen van het team stil blijven staan. Nadat ieder persoon een commitment heeft gemaakt aan het behouden, ontwikkelen of laten gaan van gedrag wat bij hun drijfveren hoort, was het tijd om te evalueren.

Het team was erg blij met de mogelijkheid om elkaar te ontmoeten en te praten over de doelstellingen voor het komende jaar. Zij vonden het erg waardevol hun collega’s beter te leren kennen en te begrepen wat zij nodig hadden. De praktische inzichten in hoe ze beter met elkaar kunnen communiceren werden gewaardeerd door het team. De agenda hielp het team van missie/visie naar de strategie/doelstellingen en structuur/mensen. Deze 3-stappen staan ook beschreven in een eerder blog. Dit team heeft iedereen aan boord, en zijn nu in een hogesnelheidstrein op weg naar een volgend station waar zijn hun behaalde doelstellingen kunnen vieren!

Als u geïnteresseerd bent in uw team te bewegen tot een gezamenlijke en effectieve reis, contacteer ons om te zien hoe wij u kunnen helpen.